目次

• はじめに
• Backlogとは
• Backlogの主な機能
• バックオフィス業務における活用方法
• Backlogのイベントに参加してみた！
• おわりに

はじめに

こんにちは、広報担当の小川です！

 

皆さんは日頃のタスク管理をどのようにされていますでしょうか。

弊社ではBacklogを活用して、プロジェクトやタスクの進捗管理を行っています！

今回は、弊社のバックオフィス業務におけるBacklogを活用したタスクの管理方法について、ご紹介させていただきます。

 

Backlogとは

Backlogは株式会社ヌーラボ様が提供するサービスであり、チームが協力しながら作業を進めるためのプロジェクト管理ツールです。

このツールは、システム開発のように複数人で作業し、工程が細かく決まっているようなプロジェクトの管理に使われることが多いです。

Backlogを使うことのメリットは、「誰が」「何を」「いつまでに」作業するのかを明らかに出来る点にあります。

その結果として、チームメンバーとの仕事のやり取りがスムーズになり、効率的にプロジェクトを進めることが出来ます。

 

Backlogの主な機能

Backlogの主な機能は３つあります。

 

１つ目は「プロジェクトの管理」です。この機能は、業務ごとにプロジェクトを作成し、誰もが視覚的に全体の進捗や個別のタスクの作業状況を把握することを可能にします。

Backlogではタスクのことを「課題」と呼び、課題には「件名」「詳細」「担当者」「開始日」「期限日」などの情報を登録することができます。

 

２つ目は「タスクの管理」です。作成したプロジェクトの各タスクに、担当者と期限を設定することが可能です。

また、Backlogには課題の進捗を「状態」で表す機能があります。状態は「未対応」「処理中」「処理済み」「完了」の４種類あり、自分のタスクを進めたら課題の「状態」を変更することで、他のメンバーに課題の進捗状況を伝えることができます。

 

３つ目は「コラボレーションの促進」です。Backlogはメンバーとの情報共有やコミュニケーションを手助けしてくれます。

気持ちを表現する絵文字や「いいね」を意味するスター機能などがあり、メンバー間のコミュニケーションを活発化させる仕組みが整っています。Backlogを活用することで、メンバー同士が気軽に相談や質問をしながらプロジェクトを進める仕組みを構築することができます。

 

バックオフィス業務における活用方法

私の担当である広報業務においても、Backlogを活用しています。例えば、ブログに記事を投稿する場面を考えてみましょう。

 

記事を投稿するためには、まず「記事のネタ」を検討する必要があります。その後には、「構成」を検討し、「素案」を作成し、「本文」を作成し、ようやく最後に記事を投稿することが出来ます。

各作業が完了するたびに、上司に内容をチェックしていただく必要があるので、「担当者」を上司に変更して通知し、スピーディーに業務の受け渡しを行っています。

 

キットアライブのBacklog画面より

 

前職の公務員では、バックオフィス業務を行うことが多かったのですが、「当時、Backlogを使えていたらもっと楽だったのになぁ」と強く感じています。

前職におけるタスク管理は、付箋やエクセルを使って行っていました。この方法だと誰がボールを持っていて、何を参照すべきで、いつまでに達成すべきかといったことを各メンバーが個人の努力で小まめに確認する必要がありました。

また、付箋による管理だと、自席近くを他の職員が小走りで通り過ぎるだけで、付箋が剥がれてしまい、タスクを見逃す危険性もありましたね笑

 

Backlogには「期限や担当を設定・通知する」「課題にデータを紐づける」「作業履歴を残す」といった機能もあるため、複数人でプロジェクトの進捗を管理するといった場面に非常に適しています。

 

Backlogのイベントに参加してみた！

先月、Backlogをより有効に活用するための方法を学ぶため、先輩とともに「JBUG札幌 #13 仕事の"うまい"進め方をシェアしよう！」というイベントに参加してきました！

本イベントはJBUG札幌様が主催しているもので、「プロジェクト管理」や「仕事のうまい進め方」について、知識やテクニック、実体験から学んだ知見を共有する場です。

 

当日の会場はEZOHUB SAPPORO（札幌市東区北8条東4丁目1-20）。内観がスタイリッシュで素敵な空間でしたね！カウンターキッチンがあったことも驚きです！！

EZOHUB SAPPORO

 

勉強会では「Backlogを活用して、どのように上手く仕事を進めるか？」というテーマで、４人のスピーカーが登壇しました。私は提供されたビールをがぶがぶ飲みながら、お話を聞かせていただいておりましたよ笑

 

発表の様子

 

発表終了後は参加者全員で集合写真を撮影しました！JBUG札幌では全員でこのポーズを取ることが恒例のようです！！

参加者全員でｂポーズ！

 

#JBUG札幌を運営されているテックタッチ株式会社の巻さん、お写真をご提供いただきありがとうございます！！

 

その後の懇親会では、さまざまな方々とお話させていただくことが出来ました！

「Backlogを日常業務でどのように使っているか」というお話やSalesforceの話、他社サービスの話など話題は尽きず、大変楽しい時間を過ごさせていただきました。

 

懇親会の様子

 

このような外部のコミュニティの方々との交流は、他社での取り組み事例を知ることができ、視野が広がる素晴らしい機会だと感じました。また、自社の取り組みを俯瞰的に見る機会となったことも、非常に意義があると思いました。

 

おわりに

今回は、弊社のバックオフィス業務におけるBacklogを活用したタスクの管理方法について、ご紹介させていただきました。

これからもBacklogを活用し、効率的に業務を進めて参ります！また、JBUG札幌様のイベントにも積極的に参加させていただきたいと思います！！

 

引き続きご愛読の程よろしくお願いいたします。

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